Wissenswertes über die ALPEN-Methode
Bei der ALPEN-Methode handelt es sich um die Erstellung eines Tagesplans. Ziel ist, deine Zeit so einzuteilen, dass es keinen Stress gibt. Durch geschicktes Planen bist du in der Lage, deine Termine ohne zusätzliche Hektik abzuarbeiten. Erstellt wurde diese ALPEN-Methode von einem deutschen Wissenschaftler namens Lothar Seiwert. Dieser befasst sich mit dem Zeitmanagement und entwickelte eine Taktik, diese so sinnvoll und effektiv wie möglich zu gestalten. Die ALPEN-Methode ist, an sich sehr leicht zu bewältigen, denn sie braucht keine Kenntnisse. Die Planung erfordert nicht viel Zeit, aber sie verschafft dir im Endeffekt Zeit.
Die ALPEN-Methode besteht aus fünf Säulen:
- Aufgaben notieren
- Länge berechnen
- Pufferzeit einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrollieren.
Die Vorgehensweise bei der Erstellung von Aufgaben
Zuerst eine To-do-Liste erstellen
Auf dieser notierst du dir die Aufgaben, die für den Tag anfallen. Dies muss nicht in der Reihenfolge stehen, sondern kann durcheinander aufgeschrieben werden. Termine, Meetings oder sonstige Arbeiten werden notiert. Post beantworten oder Mails checken gehört ebenfalls dazu. Arbeiten vom Vortag, die nicht erledigt wurden, kannst du weiterhin auf diese Liste setzen. Wenn Du alles vermerkt hast, kannst du zu Schritt zwei übergehen.
Die Länge der Aufgaben berechnen
Schritt zwei der ALPEN-Methode sieht vor, die Länge der Aufgaben zu berechnen. Hierbei nimmst du dir die einzelnen Themen vor und versuchst, so exakt wie möglich zu berechnen, wie lange du dafür brauchst. Du weißt etwa, wie viele Mails du bekommst. Die Zeit zum Antworten ist dir ebenfalls bekannt.
Mit Terminen sind entweder interne oder externe Geschäftsgespräche gemeint. Ein Meeting dauert eine gewisse Zeit, doch dies kann abgekürzt werden. Falls es keine Einigung über ein bestimmtes Thema gibt, sollte dies so kurz wie möglich gehalten werden. Ob eine zusätzliche Stunde mit sinnlosen Diskussionen zu einem Ergebnis führt, ist äußerst fraglich. Deswegen solltest du solche Termine kurzhalten. Eine kleine Hilfe ist, wenn du dir einen Zeitrahmen setzt. Diese Deadlines werden sehr oft in der ALPEN-Methode angewendet.
Die Planung der Pufferzeit
Die ALPEN-Methode sieht vor, nur etwa 60 % deiner Arbeitszeit fest zu verplanen. Der Rest ist als Puffer gedacht. Im Laufe des Tages kann es immer wieder zu unvorhergesehenen Störungen kommen. Ein unerwartetes Telefonat kann sich hinziehen. Ein Besuch dauert länger als vorgesehen. Bei externen Terminen kann es zu Staus kommen, die nicht vorhersehbar waren. Es gibt immer wieder kleinere Störungen, die deinen Zeitplan durcheinanderwerfen. Deswegen werden Puffer eingesetzt. Sehr wichtig sind in diesem Zusammenhang auch die benötigten Pausen. Wenn genug Puffer vorhanden ist, kann auch eine Mittagspause etwas länger dauern. Diese ist wichtig, um abzuschalten und das Betriebsklima zu fördern. Ein kurzer Spaziergang kann ebenfalls sehr sinnvoll sein. Die Lebensgeister erwachen und es kommt wieder neue Energie in den Körper. Dadurch steigt die Leistungsfähigkeit.
Das Treffen von Entscheidungen
Du hast deine Arbeiten genau aufgeschrieben. Weiterhin hast du überlegt, wie lange du für die Aufgaben brauchst und du hast die Pufferzeit berechnet. Nun kommt der nächste Schritt der ALPEN-Methode. Du musst nun Prioritäten setzen. Was kannst du delegieren? Was ist wichtig?
Wenn du diese Fragen beantwortet hast, kannst du entscheiden, was du zuerst erledigst. Dringende Projekte oder Anfragen kommen immer zuerst. Wenn du die eine oder andere Aufgabe abgeben kannst, dann tu es auch. Es gibt noch einige andere Arten, in die du deine Aufgaben einteilen kannst. Eine davon nennt sich Eisenhower, eine andere ABC. Bei beiden Methoden werden die anfallenden Arbeiten in ihrer Dringlichkeit aufgeteilt. Die Wichtigsten zuerst und es darf auch gestrichen werden. Die Prioritäten müssen gesetzt werden. Diese Entscheidungen musst du treffen.
Die Kontrolle
Wenn der Tag vorüber ist, solltest du noch einmal eine Kontrolle machen. Welche Aufgaben wurden erledigt, was blieb liegen? Für dich selbst ist es ein gutes Gefühl, wenn du alles geschafft hast. Du kannst auch schauen, ob du mit dieser ALPEN-Methode zurechtkommst. Hat sie den gewünschten Effekt erbracht? Habe ich mehr Zeit? Wenn du diese Methode noch nicht oft angewendet hast, kann es sein, dass sie nicht den gewünschten Erfolg gebracht hat. Das ist kein Grund, es nicht noch einmal zu versuchen. Diese Methoden dauern meisten einige Wochen, bis sie wirklich greifen. Solange solltest du dich auch nicht unter Druck setzen, sondern das Ganze langsam angehen.
Du kannst abends bereits die Aufgaben für den nächsten Tag notieren. Irgendwann hat es sich eingespielt und wenn es dann funktioniert, ist das ein großer Erfolg.
Die Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode
Vorteile
Die Vorteile sind gut zu erkennen. Es gibt Zeitgenossen, die nicht gut organisiert sind. Diese fangen hier etwas an, machen es nicht fertig oder versuchen sich an zwei Dingen gleichzeitig. Es gibt viele Beispiele dafür. Die ALPEN-Methode bringt Struktur in das Chaos. Selbst der größte Chaot lernt, sich an seinen Plan zu halten. Dadurch steigt auch das eigene Selbstwertgefühl. Du hast geschafft, was du dir vorgenommen hast. Dadurch gehst du zufrieden nach Hause. Sonst kamen immer die Gedanken, das hätte ich noch machen müssen oder nun bleibt diese Mail noch einen Tag liegen. Du bist unzufrieden und gereizt, weil du dich schlecht fühlst. Wenn du deinen Tag nach der ALPEN-Methode planst, kannst du diese Gedanken beiseiteschieben. Wenn die Pufferzeit groß genug ist, solltest du keine Probleme haben, alles zu erledigen.
Nachteile
Die Nachteile beziehen sich hauptsächlich darauf, dass du im Team arbeiten musst. Dann wird es schwieriger. Das Verlassen auf deine Arbeitskollegen kann schwer sein. Manche torpedieren unabsichtlich deinen Plan und schon wird es chaotisch. Es gibt auch Tage, da ist der Terminkalender zu voll. Dann kommt es vor, dass die Pufferzeiten nicht eingehalten werden können.
Das Fazit
Grundsätzlich ist die ALPEN-Methode eine sehr gute Idee. Der Tag wird straffer strukturiert. Es ist allerdings ein Unterschied zwischen Theorie und Praxis. Manchmal kann es einfach nicht klappen. Mit einem Maß an Selbstdisziplin und Durchhaltevermögen wird es einfacher.
Dies funktioniert allerdings nur, wenn es der Beruf zulässt. Ein Schichtarbeiter oder eine Verkäuferin können wahrscheinlich damit nichts anfangen.
Interessant ist dieses Zeitmanagement für Büroangestellte, Manager oder Beamte.
Der Abbau von Stress ist mit dieser Methode auf jeden Fall gegeben. Durch die Abarbeitung der Aufgaben und dem Setzen einer Deadline kommt es gar nicht zu stressigen Situationen. Daher ist es ratsam, dies einfach einmal zu versuchen. Ordnung im Chaos ist sehr wichtig und hilft gegen Stress.
