Die ABC-Analyse hat nichts mit dem Alphabet zu tun, hierbei handelt es sich um eine betriebswirtschaftliche Methode. Mit dieser Methode kannst Du in einem Bewertungsverfahren komplexe Sachverhalte, Aufgabenstellungen und Zahlen vereinfacht darstellen und je nach Anforderung in die Klassen A, B und C einordnen. Zum Beispiel kannst Du so Projekte priorisieren oder Deine Produkte je nach Umsatzstärke einordnen. Einfach ausgedrückt kannst Du die unternehmerischen und bedeutenden Fragen analysieren, nach dem Prinzip:
Wie wichtig ist Kunde A, Mitarbeiter B, Projekt XYZ oder Produkt C für meine Firma?
Du kannst anhand dieser Analyse- Ergebnisse noch mehr betriebswirtschaftliche Entscheidungen treffen. Interessant kann sein, dass die Produktgruppe XY stark an meinem Umsatz beteiligt ist und es daher eventuell sinnvoll sein kann, das Sortiment zu erweitern. Ein anderes Beispiel: Projekt Z benötigt einen recht hohen Kosten- und Zeitaufwand, welcher sich in einem hohen Umsatz bemerkbar macht und aus diesem Grund ein wichtiges und erfolgreiches Projekt ist. Somit sollte das Projekt Z einer hohen Priorität zugeordnet werden.
Unter Zuhilfenahme dieser Analysen weißt Du, welche Objekte in Deinem Unternehmen einen hohen mittleren und geringen Stellenwert bieten. So kannst Du ein gezieltes Zeitmanagement zur Erledigung Deiner Aufgaben durchführen. Damit vermeidest Du ein teures und zeitraubendes Nacharbeiten.
Anhand der ABC-Analyse kannst Du die einzelnen Aufgaben koordinieren und planen und zeitgleich auch die bisherige Zeitverwaltung prüfen und durch die zustande gekommenen Ergebnisse verbessern.
Um sich mit dem Gedanken einer ABC Analyse zu beschäftigen, solltest Du Dir folgende Fragen stellen:
• welchen infrage kommenden Unternehmensbereich möchte ich priorisieren?
• welche Kerngröße erscheint hier am Wichtigsten? Umsatz – Zeit etc.
• kannst Du zuverlässig mit den Daten arbeiten, oder musst Du noch daran arbeiten, um eine zuverlässige ABC-Analyse durchführen zu können?
Der Kundenkontakt mit der ABC-Analyse anhand eines Beispiels
Die Flexibilität dieser Analyse bietet viele Vorteile. Du kannst mit dieser Methode unter anderem Deine Kunden klassifizieren und damit sehr guten Kunden eine zielgerichtete Werbung oder bessere Konditionen anbieten. Im ersten Schritt fertigst Du eine Kundenliste an und fügst jedem Kunden die Anzahl aller getätigten Bestellungen, den Umsatz und den durchschnittlichen Bestellwert hinzu.
Im folgenden Verlauf sortierst Du Deine Liste nach dem Umsatz und klassifizierst die Tabelle in A, B und C Kunden. Die jeweilige Grenze kannst Du individuell nach der 80/20 Regel ziehen. Daraus folgend, machen 20 Prozent der Kunden 80 Prozent des Jahresumsatzes aus. Die oberen 5 -10 Kunden würden dann nach der ABC-Analyse in die Kategorie A fallen. Die nächsten 20 -40 Prozent in die Gruppe B und der Rest in die Gruppe C.
Zeit sparen, Aufgaben priorisieren und mit der ABC-Analyse effizient & strukturiert arbeiten
Täglich müssen Fachkräfte zahlreiche Aufgaben bewältigen, dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Manager oder Sekretärin handelt. Vielfach handelt es sich hierbei um Aufgaben und Arbeiten, welche normal nicht in den Aufgabenbereich des einzelnen Mitarbeiters fallen. Vielen Menschen fällt es schwer, die Aufgaben mit einer gewissen Priorität zu versehen.
Hilfreich in der Arbeitsorganisation stehen Dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Dazu gehören:
• die Arbeitsplanung
• Ablaufoptimierung
• Produktplanung
sowie verschiedene betriebswirtschaftliche Techniken und Methoden, mit denen Du Deinen Arbeitsalltag effizienter, effektiver und strukturierter gestalten kannst.
Unter anderem mit der ABC-Analyse, welche Dich bei einer Fokussierung auf die Kernaufgaben und auf die wichtigsten To-Do’s unterstützt. Aufgrund der simplen Übertragung und der einfachen Konzeption auf die meisten Firmen, Unternehmen und Abteilungen findet diese Analyse in vielen kleinen und großen Firmen Anwendung.
Wichtigkeit & Dringlichkeit der ABC-Analyse im Mittelpunkt des Geschehens
Mit der Analyse kannst Du alle anfallenden Arbeiten im Bereich Ihrer Prioritäten anhand der Faktoren „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ werten. Wichtig ist, dass Du auch neue Aufgaben und alte Routinearbeiten in Deine ganzheitliche Analyse einbeziehst. Sehr einfach lässt es sich anhand einer Sekretärin/Mitarbeiterin im Alltag erklären.
Neben dem Führen des Post Ein- und Ausgangsbuches hat die Sekretärin noch weitere zahlreiche Arbeiten wie Büro- und Schreibarbeiten zu erledigen. Eine Tätigkeit, welche sich im eigentlichen Sinne um die Koordination des geschäftlichen Verkehrs, das Planen von Veranstaltungen, die Strukturierung von Dienstreisen, Meetings als auch das Durchgeben von Bestellungen sowie den Telefonservice handelt. Mit der ABC-Analyse ist die Bewältigung dieser Probleme recht einfach. Alle diese Aufgaben lassen sich bewerten und in eine funktionierende Reihenfolge einordnen.
Wie wird die Aufgaben-Priorisierung mit Zeitangaben erweitert?
Wann immer Du willst, kannst Du die ABC-Analyse mit zusätzlichen Klassen oder verschiedenen Faktoren versehen. Statt zum Beispiel A – B – C-Klassen kannst Du auch D und E hinzufügen, was allerdings zu einer nicht ganz so übersichtlichen Transparenz führt. Eine weitere Möglichkeit ist die Kennzahlen-Erweiterung. Bleiben wir bei den relevanten Aufgaben einer Mitarbeiterin in der Firma. Wenn Du entscheidend Deine Leistungsfähigkeit verbessern möchtest, kannst Du die ABC-Analyse durch genaue Zeitangaben erweitern.
Somit legt die Mitarbeiterin eines Betriebes für jegliche Aufgaben, welche sie bewältigen muss, ein genaues Zeitfenster fest. Erfolgen kann das Zeitfenster in der Angabe von Stunden, Minuten oder einer bestimmten Bandbreite im Bereich der Uhrzeit. Wichtig ist, dass sich alle A-Aufgaben in einer Zeit befinden, in der Du selbst besonders leistungsfähig bist. So lassen sich die Aufgaben bewältigen, indem Du sie beschleunigst und Deine eigene Leistung verbesserst.
So funktioniert die Prioritätensetzung mit der ABC-Analyse
Wie schon dargelegt, setzt Du mit der Analyse Prioritäten in Deinem betriebswirtschaftlichen Handeln fest und ordnest so Objekte von Dringlichkeit/Wichtigkeit einer Klasse zu. Dazu verwendest Du die Klassen A – B – C.
• A für sehr wichtig und dringlich.
• B zum Beispiel bei der Mitarbeiterin für wichtig, aber nicht eilig, z.b. bei der Erstellung eines geschäftlichen Briefes zur Beantwortung einer Kundenfrage.
• C weniger wichtig, zum Beispiel Kopie-Anfertigungen, die auch später erledigt oder vom Azubi durchgeführt werden können.
Mit dieser Klassifizierung kannst Du erforderliche Ressourcen zielgerecht einsetzen und entsprechende Maßnahmen anhand der Ergebnisse einleiten. Durch die A – B – C- Aufgaben setzt Du Deine Tätigkeit in eine Reihenfolge:
Die A-Aufgaben des jeweiligen Tages werden von der Sekretärin sofort erledigt. Die B-Aufgaben zeitnah, wenn A erledigt ist, und die C-Aufgaben können dann später erledigt werden.
Der Weg ist das Ziel
Egal, in welchem Unternehmensbereich Du arbeitest, Zeitmanagement gehört bei allen Firmen zu den Attributen einer Kostenersparnis. Noch nie wurde so viel Effizienz und Agilität verlangt wie heute.
Die Reduktion des Zeitfressers wurde hier schon erklärt. Wie Du jedoch die Übersicht über das Arbeitspensum behältst, siehst Du hier:
Wie kannst Du Dir Deine Zeit sinnvoll einteilen?
Es gibt viele Tools, um sich besser zu organisieren. Eines der angesehensten und bekanntesten ist die ABC-Analyse. Sie ist eine der wenigen allgemein anwendbaren Methoden im betriebswirtschaftlichen Verfahren, um das Unwesentliche vom Wesentlichen zu trennen.
Beschrieben wurde die ABC-Analyse erstmalig von H. Ford Dickie, diese basiert wiederum auf der 80/20 Analyse von Vilfredo Pareto.
Ganz besonders, wenn Du überfordert bist und dieses Problem reduzieren und effizienter in Deiner Arbeitswelt gestalten möchtest, solltest Du Dir diese Methode genauer vor Augen führen, da sich diese Methode in jeden Arbeitsalltag einbauen lässt.
Wo liegen die Vor- und Nachteile der ABC-Analyse?
Vorteile:
• komplexe Sachverhalte können mit wenig Aufwand und wesentlichen Faktoren einfach dargestellt werden
• flexible und einfache Anwendung auf unterschiedliche Unternehmensbereiche
• Abbildung der IST-Situation
• grafische Aufbereitung der Ergebnisse
Nachteile:
• aus den Ergebnissen der Analyse müssen Maßnahmen und Handlungen entwickelt werden
• lediglich eine 3 Klassen Einteilung, jedoch besteht grundsätzlich die Möglichkeit einer Erweiterung in ABCDE….
• Es werden nur quantitative Faktoren berücksichtigt und keine Qualitätsfaktoren.
Die ABC-Methode ist daher eine gute Methode, um Aufgaben, Produkte, Kunden und Projekte zu priorisieren und anhand der Geschehnisse zu analysieren. Mit dieser Methode rückst Du zielgerecht bestimmte Dinge in den Fokus, um so Deine Wirtschaftlichkeit zu verbessern.
