Mit der Pomodoro Technik schneller ans Ziel

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Arbeiten mit der Pomodoro Technik
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Mittlerweile gibt es unzählige Zeitmanagement Techniken. Alle zielen darauf ab, die Zeit optimal zu nutzen und so produktiv zu arbeiten wie nur möglich. Eine besonders beliebte und auch in der Praxis oft verwendete Technik ist die sogenannte „Pomodoro Technik“. Bei dieser Technik handelt es sich um die vom Italiener Francesco Cirillo entwickelte Zeitmanagement Technik. Pomodoro übersetzt bedeutet Tomate und stammt aus dem Italienischen. Der Grund, warum genau dieser Name für die Technik verwendet wurde ist, dass Cirillo einer Eieruhr als Hilfestellung nahm. Diese hatte von der Form her eine besondere Ähnlichkeit mit einer Tomate.

Die sogenannten „Tomaten-Arbeitseinheit“

Bei der Pomodoro Technik werden die Arbeitseinheiten genau in 25 Minuten unterteilt. Nach jeder Arbeitseinheit erfolgt eine kurze Pause in einem Ausmaß von 5 Minuten. Sobald vier aufeinanderfolgende Arbeitseinheiten absolviert wurden ist eine Pause von 30 Minuten vorgesehen.

Pomodoro Technik
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Zusammengefasst bedeutet das:

  • 1 Arbeitseinheit entspricht 25 Minuten
  • nach jeder erfolgten Arbeitseinheit erfolgt eine kurze Pause im Ausmaß von 5 Minuten
  • nach vier erfolgen Arbeitseinheiten ist eine lange Lernpause im Ausmaß von 30 Minuten vorgesehen

Diese Art der Zeiteinteilung trägt maßgebend zu einer tatsächlichen Produktivitätssteigerung bei, da man besonders bemüht ist, in den festgelegten Zeiteinheiten soviel Arbeit wie möglich zu erledigen.

Zeitfresser während der „Pomodoro Technik“ ausschalten

Bevor du die Umsetzung dieser Arbeitszeiteinteilung machen willst, sollte vorab genau analysiert werden was dich am produktiven Arbeiten besonders hindert. In der Regel sind dies übliche Zeitfresser, welche sich unbemerkt in unserer Arbeitsalltag einschleichen und uns von der Arbeit ablenken. Dazu zählen vor allem alle ungewollten Unterbrechungen und auch Störungen wie Plaudereien, Telefon oder auch andere Ablenkungen.

Zudem ist auch die Tatsache, dass man ständig „online“ ist ein wesentlicher Störfaktor, denn wer checkt nicht noch einmal schnell seine Emails bevor er mit der Arbeit weitermacht. Auch können etwaige Statusmeldungen, welche über soziale Medien geschalten werden, wesentlich dazu beitragen die eigentliche Aufgabe, der man sich gerade widmet, zu unterbrechen. Auch das ständige Bimmeln des Telefons, wenn eine neue Whats-App Nachricht eingetroffen ist, zählt zu den bekanntesten Zeitfressern und reißt und regelmäßig aus unserer Arbeit heraus. Diese Aufzählung könnte noch lange so weiter gehen. Doch ist es vor allem bei der Pomodoro Technik das Ziel, sämtliche Zeitfresser für einen Zeitraum von 25 Minuten komplett abzuschalten, damit du dich auch tatsächlich 25 Minuten lang genau auf deine Arbeit konzentrieren kannst und ungestört alle wichtigen Dinge erledigen kannst.

In der Regel lässt sich das „Abschotten“ für 25 Minuten in den meisten Fällen gut in den Arbeitsalltag integrieren.

Müssen es exakt 25 Minuten sein?

Natürlich ist es nicht vorgeschrieben dass eine Arbeitseinheit genau 25 Minuten betragen muss. Doch in der Regel hat sich dieses Zeitfenster bei der Pomodoro Technik am Besten bewährt. Viele fragen sich jetzt wahrscheinlich, was man denn genau in 25 Minuten erledigen kann und was man macht, wenn eine Arbeitsaufgabe länger als 25 Minuten dauern wird? In solchen Fällen gibt es drei unterschiedliche Möglichkeiten die Zeiteinteilung aufzuteilen:

  • entweder du hast schone eine definierte Aufgabe von der du ausgehen kannst, dass du nicht mehr als 25 Minuten benötigen wirst um sie fertigzustellen
  • mehrere kleinere Aufgaben können zusammengefasst werden um die 25 Minuten Einheit vollzubekommen. So kann einerseits das Beantworten von E-Mails oder auch die Postbearbeitung in einer 25-Minuten-Einheit gemeinsam durchgeführt werden.
  • solltest du eine Arbeitsaufgabe haben, welche definitiv länger als 25 Minuten Zeit in Anspruch nehmen wird, so ist es ratsam diese Aufgabe dementsprechend in kleinere Arbeitsblöcke zu unterteilen

Wie misst man die Zeit bei der Pomodoro Technik?

Für die Anwendung der Pomodoro Technik reicht in den meisten Fällen eine einfache Eieruhr aus. Wenn du jetzt aber nicht deine Frühstücks Eieruhr in die Firma mitnehmen willst, so kannst du auch eine einfache Sanduhr als Zeitmesser verwenden. Wenn auch diese Zeitmessung nicht deinem Wunsch entspricht, so kannst du dein Handy als Timer verwenden indem die Stoppuhr auf genau 25 Minuten eingestellt ist.

Mann der mit der Pomodoro Technik arbeitet
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Warum führt die Pomodoro Technik zu einer Produktivitätssteigerung?

Der Grund, warum die Pomodoro Technik nachweislich zu einer deutlichen Produktivitätssteigerung führt ist einfach erklärt:

  • Pausen sind besonders wichtig für uns damit unser Geist fokussiert bleiben kann. Die Pomodoro Technik sieht, wie bereits oben erwähnt, regemäßig Pausen vor damit man auf längere Sicht besser konzentriert und fokussiert bleiben kann.
  • Wenn du dir selbst das Ziel gesetzt hast in 25 Minuten so viele Arbeiten wie möglich zu erledigen, so wirst du innerlich ein Gefühl verspüren diese Ziel auch tatsächlich erreichen zu wollen. Du wirst dich seltener von etwaigen Störfaktoren ablenken lassen um so viele Arbeiten zu erledigen dass du deine Pause auch wohlverdient nutzen kannst.
  • Durch die genaue Zeiteinteilung von 25 Minuten wirst du dir genau überlegen, ob du genau in dieser Zeit die neusten Trends auf Instagram oder den neuesten Status von Freunden auf Facebook checken musst, oder diese Tätigkeiten in die Pause verlegst.

Hilfreiche Tipps für den Anfang

Damit die Pomodoro Technik auch tatsächlich zu einer Produktivitätssteigerung führen kann ist es wichtig sich vorab einen Plan zu erstellen. In der Praxis ist es am sinnvollsten die ersten 25 Minuten dazu verwenden, um eine Arbeitseinteilung zu planen. In diesen 25 Minuten solltest du klar definieren, welche Arbeitsschritte du an diesem Tag erledigen willst und wie du die Aufteilung deiner Arbeiten einteilen kannst, damit du so viel wie möglich erledigen kannst.

Das hat vor allem den Vorteil,

dass du genau weißt wann welche Arbeiten anstehen und es zu keinen überflüssigen Pausen kommt. So brauchst du dir nie Gedanken machen, was deine nächsten Arbeiten sind. Sondern kannst nahtlos von einer erledigten Arbeite in die nächste übergehen. Auch wenn sich viele denken, dass bereits 25 Minuten von der Arbeitszeit verschwendet wurden nur um einen Arbeitsplan aufzustellen. So kann ich dir ruhigen Gewissens sagen, dass du durch die richtige Umsetzung der Pomodoro Technik und die lückenlose Organisation deiner Arbeitsschritte die 25 Minuten über den Tag locker wieder einarbeitetest. Schon deshalb da du um ein vielfaches organsierter und zudem auch effizienter arbeiten wirst.

Daher ist es ratsam folgende Vorgehensweise zu verwenden:

  • Beginne am Anfang immer nur mit einer Session, sprich vier Pomodoro-Einheiten
  • Versuche zu Beginn dieser Session sämtliche Störfaktoren zu vermeiden. Dies beinhaltet auch das etwaige Tweets, Facebook-Updates oder Telefonate für diese Zeit unterbunden werden
  • Wenn Du die erste Session erfolgreich absolviert hast, kannst du im Verlauf die Einheiten auf acht Pomodoro-Einheiten steigern
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