Allgemeines
Personal Kanban stammt vom japanischen Toyota Production-System. Personal Kanban ist ein leichtes und einfaches System zur Verwaltung Deiner beruflichen Aufgaben sowie persönlicher Kanban-Lebensaufgaben. Das Konzept wurde von den Produktivitätsexperten Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry in ihrem Buch bekannt gemacht. Wenn Du das Kanban-Konzept an das persönliche Leben anpassst, besteht das Ziel von Personal Kanban darin, Dir zu helfen, Dich auf die Dinge zu konzentrieren, die Du tun solltest, und den Arbeitsaufwand zu kontrollieren, den Du gleichzeitig übernehmimmst.
In jüngster Zeit haben Fachbereiche begonnen, die Kanban-Methode anzuwenden, insbesondere im Bereich Softwareentwicklung und Projektmanagement. Personal Kanban ist ein Zeitmanagement- und Produktivitätssystem, das die Arbeit und unsere persönlichen Lebensereignisse auf den sogenannten Kanban-Boards visualisiert.
Das persönliche Kanban-System folgt zwei einfachen Regeln: Arbeitsvisualisierung und Begrenzung der laufenden Arbeit. Da Multitasking ein Produktivitätskiller ist, fördert persönliches Kanban den Fokus und den Fluss und hilft uns, unsere Arbeit schneller und besser zu konzentrieren und abzuschließen.
Mit einem persönlichen Kanban-System kannst Du arbeitsbezogene Projekte (Webentwicklung, Buchhaltung, Personalbeschaffung, Verkauf und vieles mehr) oder lebensbezogene Ereignisse (Organisation von Familienarbeiten, Planung einer Hochzeit usw.) verwalten.
Was ist beim Personal Kanban so wichtig?
Um diese Ziele zu erreichen, hat Personal Kanban zwei Regeln:
Visualisiere Deine Arbeit
Durch die Visualisierung Deiner Arbeit kannst Du die bevorstehende Arbeit, die aktuell ausgeführte Arbeit und die abgeschlossene Arbeit anzeigen. Wenn Du ein Bild Deiner Arbeit hast, kannst Du schneller entscheiden, welche Prioritäten Du zu einem bestimmten Zeitpunkt setzen solltest. Es signalisiert auch Dein aktuelles Kapazitätsniveau – unabhängig davon, ob Du überlastet bist oder Platz für mehr Arbeit hättest.
Die Visualisierung von Aufgaben und Prioritäten ist in einem Kanban-System von entscheidender Bedeutung. Die Idee ist, dass Du keine Zeit damit verbringst, Listen zu erstellen oder zu lesen oder Prioritäten neu zu definieren. Du kannst alles auf einen Blick sehen.
Dies ist wichtig wegen der Funktionsweise des Gehirns. 90% der vom Gehirn verarbeiteten Informationen sind visuell. Wir verarbeiten Bilder 60.000 Mal schneller als Text. Bilder werden in unserem Langzeitgedächtnis gespeichert, während Wörter in unserem Kurzzeitgedächtnis gespeichert werden.
Indem Du Deine Aufgaben visuell gestaltest, kannst Du schnell und intuitiv Rückstände und Prioritäten identifizieren, Ressourcen neu zuweisen und Deine Arbeitslast umfassend verstehen. Die Visualisierung der abgeschlossenen Arbeit hilft Dir auch dabei, Deine Leistungen zu erkennen und Dich für die erzielten Fortschritte zu belohnen.
Laufende Arbeiten und Arbeitszeiten begrenzen
Diese Regel erkennt die Tatsache an, dass Multitasking nur ineffizient und tatsächlich kontraproduktiv ist. Durch die Implementierung eines Limits kannst Du Deine Produktivität maximal halten, ohne dass sich Stress entwickelt.
Wenn Du die aktuellen Aufgaben auf jeweils eine beschränkst, kannst Du Dich schneller und genauer auf die Aufgabe konzentrieren und sie erledigen, als an mehreren Dingen gleichzeitig zu arbeiten. Kanban versucht, Ablenkungen zu beseitigen, Klarheit zu schaffen und Deine vielen Projekte auf einen einfachen Schritt zu konzentrieren. Das Tolle an Kanban ist, dass es mit anderen vorhandenen Produktivitäts- und Projektmanagementsystemen kompatibel ist.
Personal Kanban-Board
Während Du Dein erstes persönliches Kanban-Board mit einem physischen Board und einigen Aufklebern erstellen kannst, ist die beste Option die Verwendung eines (virtuellen) Online-Kanban-Boards. Auf das Online-Kanban-Board kann von mehreren Standorten aus zugegriffen werden, und Du kannst Deine Aufgaben und laufenden Aufgaben jederzeit und von jedem Ort aus überprüfen.
Personal Kanban implementieren
Der Einstieg in Personal Kanban ist einfach. In Anbetracht der Regel Nr. 1 musst Du eine Möglichkeit haben, Deine Arbeit zu visualisieren. Um Personal Kanban zu implementieren, würde das einfachste Kanban-Board mit drei Spalten – To Do, Doing, Done – ausreichen. Du kannst hierfür mit einem Whiteboard beginnen, damit Du es einfach im Schreibtisch legen kannst.
Sobald Du Dein Board eingerichtet hast, identifiziere die Aufgaben, an denen Du gerade arbeiten musst und schreibe sie in die Aufgabenliste. Du kannst für eine bessere Übersicht auch die Farbcodierung verwenden, um die Prioritätsstufe jeder Aufgabe anzugeben, damit Du besser unterscheiden kannst, welche Aufgaben Priorität haben. Für Online-Kanban-Boards gibt es integrierte Funktionen zur Angabe von Aufgabenprioritätsstufen und anderen Funktionen, mit denen Du leicht erkennen kannst, was es bedeutet, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen und Deine Fortschritte bei der Fertigstellung zu verfolgen.
Es ist wichtig, dass Du weißt, an wie vielen Aufgaben Du gleichzeitig arbeitest. Dies ist im Wesentlichen die Regel Nr. 2 von Personal Kanban. Idealerweise solltest Du jeweils nur eine Aufgabe erledigen. Auf diese Weise kannst Du Dich mehr darauf konzentrieren, Dinge zu erledigen, als nur Dinge zu planen. Wenn Du eine Aufgabe erledigt hast, kannst Du diese Aufgabe aus der Spalte “zu erledigen“ entfernen.
Tipps
Neben der Einhaltung der beiden Regeln von Personal Kanban gibt es drei zusätzliche Tipps, um Deine Einführung von Personal Kanban effizienter zu gestalten:
Tipp 1: Lege Wert darauf, Deine Aufgaben zu priorisieren, und stelle sicher, dass die obersten Prioritäten zuerst in der Spalte „Aufgaben“ aufgeführt sind
Durch die Priorisierung der Aufgaben wird sichergestellt, dass Du an dem arbeitest, was Dir den größten Nutzen bringt. Wenn Du die Aufgaben nach Priorität ausrichtest, musst Du auch nicht mehr entscheiden, woran Du als Nächstes arbeiten möchtest.
Berücksichtige bei der Priorisierung der Aufgaben Fristen, Konsequenzen, wenn eine Aufgabe nicht rechtzeitig geliefert wird, Wert oder Auswirkungen auf Deine persönlichen oder geschäftlichen Ziele sowie Vorteile.
Tipp 2: Überfülle Deine Aufgabenlisten nicht
Eine lange Liste von Aufgaben kann ein Gefühl von Angst und Stress erzeugen, da Du möglicherweise das Gefühl hast, dass die Arbeit endlos ist, insbesondere wenn Du sie ständig sehen kannst. Füge eine Aufgabe nur dann hinzu, wenn Du glaubst, dass Du bald daran arbeiten kannst oder musst. Auf diese Weise stellst Du auch sicher, dass Du nur Zeit für die Priorisierung der Aufgaben verwendest, die für Dich zu einem bestimmten Zeitpunkt am wichtigsten sind.
Tipp 3: Überprüfe und aktualisiere Dein persönliches Kanban-Board regelmäßig
Stelle regelmäßig sicher, dass Dein Board immer auf dem neuesten Stand ist. Dies bedeutet, dass es nur Aufgaben enthält, die Dir zu einem bestimmten Zeitpunkt wichtig sind. Jeden Tag solltest Du Aufgaben vom Vortag streichen und entfernen.
Ein weiteres Beispiel besteht darin, sicherzustellen, dass die Aufgaben in Deiner Aufgabenliste nicht veraltet sind. Es kann Fälle geben, in denen eine Aufgabe, die Du ursprünglich erledigen solltest, nicht mehr ausgeführt werden muss. Dies kann an einer Änderung Deiner Ziele liegen oder daran, dass jemand anderes diese Aufgabe für Dich erledigt hat.
Durch das Aktualisieren des Kanban-Boards ist es organisiert und übersichtlich, was sicherlich dazu beiträgt, Deinen Fokus zu behalten. Denke daran, dass ein volles Board nicht unbedingt bedeutet, dass Du produktiv bist. Meistens bedeutet dies, dass Du überlastet bist oder einen ineffizienten Prozess hast, um Dinge zu erledigen.
Fazit
Die Verwendung von Personal Kanban kann einige Zeit dauern, bis Du Dich daran gewöhnt hast. Sobald Du es jedoch in Dein System integriert hast und die Vorteile der Vorausplanung und Arbeitsvisualisierung nutzt, wirst Du feststellen, dass Du Dich viel besser fühlst und effektiver und effizienter arbeiten kannst.
Die Kanban-Methode ist nicht nur für Geschäftsprozesse oder Unternehmensprojekte vorgesehen. Mit Personal Kanban kannst Du Dein persönliches Leben besser organisieren. Egal, ob Du Termine mit Deinem Lebensgefährten oder einen Urlaub planst oder Aufgaben im Haushalt zuweisen möchtest, Personal Kanban kann Dir dabei helfen, Deine Ziele zu erreichen.
