Um die verfügbare Zeit möglichst produktiv nutzen zu können, bedarf es eines geeigneten Zeitmanagements. Per Definition umfasst Zeitmanagement Planung und Organisation von Aktivitäten und oder Ereignissen innerhalb einer bestimmten Zeitspanne. Zeitmanagement sollte immer die Arbeitszeit aber auch die Freizeit betreffen, um unter Berücksichtigung eines ausreichend langen Zeitraums alle Lebensbereiche so zu gestalten, dass diese optimal und sinnvoll genutzt werden können.
Zeitmanagement gegen Stress
Oft hindert uns eine lange Liste an zu erledigenden Aufgaben am Genießen oder lässt uns nur schwer einschlafen oder erholsamen Schlaf finden. Durch das Erlernen eines Zeitmanagementsystems, welches am besten an die eigenen Bedürfnisse angepasst ist oder wird, lässt sich so mancher Stress lindern oder sogar vermeiden.
Hier werden Tipps beschrieben, die dabei helfen das Organisieren der Zeit zu lernen, um gezielt Aufgaben abzuarbeiten ohne in Stress zu geraten und überfordert zu sein.
Förderung des Organisationstalents um Zeitmanagement gegen Stress zu finden!
Todo-Listen logisch aufbauen
Zeitmanagement gegen Stress startet meist mit der Auflistung der zu erledigenden Aufgaben. Grundsätzlich ein guter Ausgangspunkt um Organisation zu schaffen. Jedoch wird die Liste von den meisten Personen in jener Reihenfolge erstellt, in der einem die Todo’s in den Sinn kommen. Dann wird Wichtiges bzw. Dringendes mit Rufzeichen gekennzeichnet oder es wird versucht durch einkreisen bestimmter Punkte für Hervorhebungen zu sorgen. Wichtig ist es, die Todo-Liste nach Zeiträumen oder nach Prioritäten zu führen, um zu vermeiden, dass eher kleinere Aufgaben die Liste unnötig verlängern oder lediglich auffällig Gekennzeichnetes aufmerksam bearbeitet wird.
Um Zeitmanagement gegen Stress einzusetzen, hilft es, Aufgabenlisten eingeteilt in Kategorien zu führen und diese in einen logischen Zusammenhang zu bringen. Danach kann ein Abarbeiten geblockt nach Kategorien begonnen werden.
Zeitmanagement gegen Stress beginn beim Katalogisieren der Aufgaben!
Angefangenes zu Ende führen
Sehr verlockend werden die sonst als kleine Aufgaben notierten Todo‘s, wenn es darum geht, komplexe Aufgaben zu erledigen. In kleinen Schritten zu Denken verursacht weniger Druck und so kommt es, dass man sich nicht so leicht über das Große traut und die vielen kleinen Punkte vorzieht.
Mit diesem Wissen ausgestattet, sollte man große, umfassende, über einen längeren Zeitraum dauernde Aufgaben/Projekte in kleine Teile aufzuteilen, um diese nacheinander bearbeiten zu können ohne an der Unüberschaubarkeit vieler Kleinigkeiten zu scheitern.
Hilfreich kann auch sein, einzelne dieser kleinen Schritte auf mehrere Tage aufzuteilen und mit anderen kleineren Aufgaben zu kombinieren. Wichtig ist, sich für jeden Schritt einen zeitlich genau definierten Rahmen zu setzen, damit nicht endlos vor sich her geschoben wird.
Zeitmanagement gegen Stress wirkt im Detail!
Zeitliche Grenzen setzen
Neigt man dazu sich zu verzetteln, ist es wichtig, die Todo-Liste mit Zeitlimits zu versehen, um auch unter hohem Zeitdruck effizient zu arbeiten, ohne dass von allem ein wenig angefangen und nichts zu Ende gebracht wird. Oder noch schlimmer, einem die zu erledigenden Aufgaben über den Kopf wachsen. Zum Schreiben einer Email werden zum Beispiel zehn Minuten eingeplant, das Telefonat mit dem Kunden soll in fünfzehn Minuten erledigt sein und die vereinbarte Materialabholung darf dreißig Minuten in Anspruch nehmen.
Durch eine Auflistung ist der Tagesablauf leichter zeitlich zu strukturieren und auf jeden Fall müssen auch Pausen miteingeplant werden, um zu ermöglichen, alles Vorgenommene zu schaffen.
Realistische gesetzte Zeitlimits sind dabei das Wichtigste sowie zu beachten sich bei der Tagesplanung nicht zu viel zuzumuten.
Zeitmanagement gegen Stress bedeutet Zeit in ausreichender Menge für Aufgaben zu vergeben!
Geeignetes Medium für Zeitmanagement finden
Je nach Typ muss jede/r herausfinden mit welchem Tool er oder sie die Aufgabenliste am besten erstellen und verwalten kann. Heut zu Tage erfreuen sich elektronische Organisations-Apps großer Beliebtheit, jedoch kann der klassische Terminkalender oder das Notizbuch für die eine oder andere Person auch geeignetes Medium sein, um Zeitmanagement zu betreiben.
Es gilt lediglich bei einer Art der Aufzeichnung zu bleiben, um eine geordnete Bearbeitung zu garantieren, ohne dass etwas übersehen werden kann – so kann Zeitmanagement gegen Stress funktionieren!
Ansprüche an sich selbst reduzieren
Zeitverlust entsteht meist durch hohe Ansprüche an uns selbst und selbst auferlegter Detailverliebtheit. Hinterfragt werden soll immer der eigene Perfektionismus, der oft, durch zeitintensive Verbissenheit sich selbst gegenüber, unter dem Druck steht alles mehr als korrekt alleine erledigen zu müssen. Dieser Zugang kostet viel Zeit und ermüdet.
Delegieren ist keine Schande. Das Abgeben von Aufgaben ist niemals Zeichen von Schwäche, sondern ermöglichet umfangreiche Projekte insgesamt in kürzerer Zeit erledigen zu können, da die Aufgabenverteilung auf weitere Personen gewährleistet, dass in kürzeren Zeiträumen mehr Aufgaben erledigt werden können, als von einer Person allein zu schaffen ist.
Mit uns selbst eingegangene Kompromisse sparen Zeit und können oftmals den Blick auf Neues öffnen!
Am Biorhythmus orientieren
Um das eigene, individuell positive Energielevel nutzen zu können, muss jede oder jeder für sich herausfinden, wann die eigene Produktivität am höchsten ist. Zu welcher Tageszeit ist man am aktivsten? Wenn das bewusst ist, muss dies genutzt werden, um sich bei der Verteilung wichtiger, umfassender Aufgaben an genau diesem Zeitraum zu orientieren. Zeiten im Tagesablauf die signalisieren, dass die Aktivität sinkt, müssen als Zeiträume für Pausen eingeplant werden.
Zeitmanagement gegen Stress heißt sich selbst zu erkennen und den Energiehaushalt gezielt optimal einzuteilen!
Störfaktoren minimieren
Leider ist es in der heutigen Zeit üblich, immer und überall erreichbar zu sein und zu müssen (siehe auch Artikel über digitalen Stress). Um wichtige Aufgaben motiviert und entspannt erledigen und um produktiv arbeiten zu können, müssen Zeitoasen geschaffen werden, in denen die Erreichbarkeit nicht gegeben ist.
Auch Störfaktoren von außen können uns bei der zügigen Erledigung vieler Aufgaben vom Wesentlichen ablenken. Nicht alles kann zur selben Zeit erledigt werden und wenn dies trotzdem versucht wird, wird mit großer Wahrscheinlichkeit alles nur halbherzig durchgeführt werden.
Unterbrechungen im Bearbeitungsablauf hemmen massiv die fokussierte Konzentration und gezielte Erledigung gesetzter Aufgaben. Es gibt bereits Apps, die dabei helfen Unterbrechungen zu ignorieren, um die Konzentration zu fördern. Ein Beispiel dafür ist „Forest: Stay focused“. Diese App lässt einen Baum wachsen, wenn das Smartphone im zuvor eingestellten Zeitraum unberührt bleibt. Wird diese Zeitspanne nicht eingehalten, stirbt der Baum.
Stressminderung muss bei der Entdeckung geeigneter Zeitmanagementmethoden immer im Vordergrund stehen. Zeitlich noch weit entfernte Aufgaben müssen ausgeblendet und der Fokus auf das unmittelbar Notwendige gelenkt werde, damit Zeitmanagement gegen Stress wirksam wird.
Optimierung und Priorisierung sowie die Umsetzung während gesetzter Zeiträume helfen freie Zeit zu genießen und Entspannung zu finden.
