Zeitmanagement: Das Eisenhower-Prinzip

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Gutes Zeitmanagement beugt Stress vor
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Das Eisenhower-Prinzip ist auf den ehemaligen US-Präsident Dwight D. Eisenhower zurückzuführen, der mit dieser Methode versuchte durch eine genaue Ordnung seiner Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit seine persönlichen Zielen besser bzw. schneller zu erreichen.
Seit Jahrzehnten wird das Eisenhower-Prinzip zu privaten und beruflichen Zwecken angewandt und kann mit der richtigen Anwendung bzw. Durchführung durchaus sehr erfolgreich sein.

Doch wie genau funktioniert das Eisenhower-Prinzip überhaupt?

Die Idee hinter dem Eisenhower-Prinzip wirkt zunächst etwas kompliziert, bei genauerem Betrachten ist jedoch genau das Gegenteil der Fall. Die Basis des Prinzips ist die sogenannte Eisenhower-Matrix, die aus vier verschiedenen Elementen besteht.


Aus folgenden Quadranten besteht die Maxtrix

1. A-Aufgaben, die sowohl wichtig und dringend zu erledigen sind
2. B-Aufgaben, die zwar wichtig jedoch nicht so dringend sind
3. C-Aufgaben, die zwar dringend jedoch nicht wirklich wichtig sind
4. D-Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind

Damit ist das Prinzip zunächst sehr einfach erklärt, dieses in der Praxis anzuwenden ist jedoch deutlich schwieriger. Das Problem ist hierbei oft, dass den Menschen eher unklar ist welche Aufgaben in welchen Aufgabenbereich fallen.

Eisenhower-Prinzip als Matrix
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Also wie werden die alltäglichen Aufgaben eines jeden Menschen richtig in die Eisenhower-Matrix eingeordnet?

Da zunächst jede Aufgabe als wichtig und dringend erscheint ist es besonders wichtig sich die richtigen Fragen zu stellen und sich dabei auf das wirklich Wesentliche zu fokussieren. Eine Frage, die du dabei beantworten solltest ist folgende: Welche Auswirkungen hat es, wenn ich eine bestimmte Aufgabe erst später erledigen würde? Durch diese Frage wird zunächst die Dringlichkeit der Aufgabe überprüft.
Anschließend musst du noch die Wichtigkeit der Aufgabe hinterfragen. Kann auch jemand anderes, zum Beispiel ein Arbeitskollege, die Aufgabe erledigen? wäre dafür die eine passende Frage.
Wenn du diese Fragen für dich selbst zur vollsten Zufriedenheit geklärt hast, solltest du laut vielen verschiedenen Experten diese Aufgaben unbedingt am Morgen bewältigen, da morgens der Fokus und die Konzentration am höchsten ist.

A-Aufgaben

sind dringlich und wichtig. Sie müssen sofort von uns selbst erledigt werden. Ein typisches Beispiel wäre: Die Beschwerde des Kunden ist wichtig und dringlich und sollte vom Chef selbst und sofort erledigt werden.

B-Aufgaben

sind in der Regel Aufgaben eher langfristige Aufgaben, die über einen längeren Zeitraum erledigt werden können. Eine beispielhafte B-Aufgabe ist unter anderem eine Entwicklung einer Strategie. Jedoch sind diese Aufgaben so wichtig, dass du dir nicht zu viel Zeit dafür lassen solltest.

C-Aufgaben

sind in der Regel Aufgaben, die auf andere Schultern verteilt werden können, da sie meist eher für andere wirklich wichtig sind. Wenn man jedoch keine verfügbaren Personen oder Mitarbeiter kann man sich auch technische Hilfe dazu holen.
Um nicht zu viel Zeit für C-Aufgaben zu investieren solltest du dir ein Zeitfénster setzen, in dem du diese Aufgaben bearbeitest.

D-Aufgaben

sind Aufgaben für die du eigentlich überhaupt keine Zeit investieren solltest. Allerdings solltest du dennoch darauf achten, dass die Aufgaben wirklich unwichtig sind und nicht vielleicht doch in einen anderen Aufgabenbereich des Eisenhower-Prinzips fallen. Ein Beispiel für eine typische D-Aufgabe ist eine Einladung zur einer Veranstaltung, die für dich nicht interessant ist.

Welche Nachteile bringt das Eisenhower-Prinzip mit sich?

Der einzige große Nachteil des Eisenhower-Prinzips ist der Mensch selbst, der oft nicht für sich entscheiden kann welche Aufgabe in welchen Bereich fällt. Häufig hält man sich viel zu lange mit eher unwichtigen Dingen auf, was sehr viel wertvolle Zeit kosten kann, die man eher in andere Aufgaben aufbringen sollte.
Um dies auf Dauer zu verhindern solltest du das Eisenhower-Prinzip auf jeden Fall dauerhaft einsetzen um den Überblick zu bewahren.
Eine weitere häufig aufkommende Kritik an diesem Prinzip ist, dass es oftmals nur auf Basis der Wichtigkeit von Aufgaben besteht und die Dringlichkeit eher selten im Vordergrund steht. Das Problem daran ist, das wichtige Aufgaben oftmals nicht dringend und dringende Aufgaben häufig nicht wichtig sind.

Wie genau kann das Eisenhower-Prinzip gegen Stress im Alltag helfen?

Beispiel:
Du solltest dir, am besten noch am Tag davor, genau aufschreiben welche Aufgaben für den nächsten Tag anstehen, egal ob im Job oder in der Freizeit. Dazu kannst entweder eine To-Do Liste erstellen oder auch eine App auf dem Smartphone verwenden. Dazu zählen zum Beispiel Todoist oder Trello. Wenn du diesen Schritt erledigt hast, solltest du einen genauen Überblick über alle anstehenden Aufgaben haben.
Anschließend musst du diese Aufgaben in die Matrix des Eisenhower-Prinzips einordnen. Dabei solltest du genau abwägen welche Aufgaben du in welchen Bereich einteilst.

Dazu kannst du dir folgende Fragen stellen:

1. Welche Aufgabe muss sofort erledigt werden, da sie für den kommenden Tag große Relevanz haben?
2. Für welche Aufgaben kann ich mir Zeit lassen, da sie erst in den kommenden Wochen oder Monaten relevant werden?
3. Welche Aufgaben sind für mich persönlich sofort relevant jedoch für die Allgemeinheit bzw. für mein Unternehmen eher langfristig hilfreich?
4. Welche Aufgaben halten mich von den wesentlichen Aufgaben ab und sollten überhaupt keine Zeit meines Tages kosten?

Insgesamt kannst du dir natürlich auch noch viele weitere Fragen zu deinen Aufgaben stellen oder diese anders formulieren. Dies ist natürlich auch abhängig vom Job oder von der Zeit, die du im Alltag hast.

Nun kannst du damit loslegen alle anstehenden Aufgaben in die Matrix des Eisenhower-Prinzips einordnen. Achte dabei wirklich genau auf die zwei Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Wenn dies erledigt hast kannst du in den Tag starten. Arbeite die Aufgaben genau nach dem Eisenhower-Prinzip ab und fange unbedingt mit den A-Aufgaben an, am besten direkt am Morgen. Lass dich, wenn möglich, nicht von dem Ablauf abbringen. Mache auf keinen Fall C-Aufgaben bevor du nicht alle A- und B-Aufgaben erledigt hast.
Wenn du das Eisenhower-Prinzip täglich anwendest, wird es dir mit der Zeit immer leichter fallen, deine Aufgaben richtig einzuteilen und damit deinen Stress immer besser zu bewältigen.

Fazit

Insgesamt lässt sich also sagen, dass das Eisenhower-Prinzip auf jeden Fall dabei helfen kann, Stress im Job und Alltag leichter zu bewältigen. Jedoch basiert das Prinzip sehr auf individuellen Bedürfnissen bzw. Ordnungen. Jeder Einzelne wird andere Aufgabe als besonders wichtig oder dringlich ansehen.
Wichtig ist hierbei jedoch, dass man alle Aufgaben nach besten Wissen und Gewissen hinterfragt und dementsprechend in die Matrix des Prinzips einordnet.
Wenn man nach einiger Zeit feststellt, dass dieses Prinzip des Zeitmanagements nichts für einen ist, kann man sich auch nach anderen Methoden umsehen.

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